Campos personalizados y archivos

Los campos personalizados te permiten guardar información que FlujosChat no trae de serie, pero que tu negocio necesita para atender bien. La biblioteca de archivos guarda las imágenes, documentos y vídeos que sube tu equipo.

Qué son

Un campo personalizado es un dato adicional asociado a una conversación o cliente. Puede ser algo tan simple como DNI, dirección de entrega, talla, número de pedido, fecha de cita o preferencia de compra. La idea es que el equipo no tenga que buscar esa información en notas sueltas: queda ordenada en la ficha del cliente y se puede reutilizar después.

Solo el propietario y los administradores ven Configuración → Campos Personalizados. Desde esa pantalla puedes crear campos, editar nombre y descripción directamente en la tabla, archivar los que ya no se usan, restaurarlos o eliminarlos definitivamente. Eliminar un campo borra también los valores que ya guardó de cada cliente; archivarlo los conserva.

Si tienes muchos campos por crear, pulsa Sugerir con IA: pegas los nombres, uno por línea, y la IA propone el tipo, la descripción y, si hace falta, las opciones de cada uno. Revisas la propuesta, desmarcas lo que no quieras y solo entonces se crean. Usa saldo de IA.

Al crear un campo no se admite un nombre que ya usa otro (sin contar mayúsculas, tildes ni signos): el nombre es también la variable con la que la IA lee el campo. Si renombras uno en la tabla, cuida de no repetir el de otro.

Tipos de campo

Al crear un campo, FlujosChat pide Nombre, Tipo de Dato, un Máximo de caracteres opcional, descripción y si el campo es obligatorio. El tipo no es decorativo: comprueba cada valor al guardarlo. Estos son los tipos disponibles:

• Texto: una línea, hasta 200 caracteres. Úsalo para datos cortos y flexibles, como DNI, distrito, talla o código interno.
• Correo: se guarda en minúsculas y sin espacios. Si no parece un correo, se guarda igual pero avisa.
• Teléfono: para teléfonos alternativos o números de contacto distintos al del chat. No exige prefijo internacional; si no parece un teléfono, se guarda igual pero avisa.
• Número: solo cifras. Un valor como «más de 20» se rechaza, así que úsalo solo cuando el dato vaya a ser siempre un número exacto.
• Lista de opciones: para opciones cerradas, como tipo de cliente o sede preferida. Escribes las opciones al crear el campo y solo se aceptan esos valores; sin opciones, el campo no se puede rellenar.
• Texto largo: varias líneas, hasta 2000 caracteres, para notas, dirección completa o instrucciones de entrega.
• Fecha: solo fechas exactas (AAAA-MM-DD). Un «mañana» se rechaza.

Persona o bot

En la pantalla verás dos pestañas: Campos de Usuario y Campos de Bot. Los campos de usuario guardan datos del cliente o de la conversación que una persona del equipo necesita consultar. Los campos de bot están pensados para respuestas o valores generados por automatizaciones. La ficha de la bandeja solo enseña los campos de usuario.

La diferencia importa cuando trabajas con plantillas: FlujosChat separa las variables disponibles en Campos del cliente y Campos del bot, para que elijas la fuente correcta antes de enviar un mensaje.

Rellenar y usar

Desde un flujo

En un flujo, el paso de tipo pregunta espera la respuesta del cliente y la guarda con el nombre de variable que configures en ese paso. Esa variable sirve para continuar el flujo, evaluar condiciones o personalizar mensajes del propio recorrido.

Desde la ficha del cliente

En Conversaciones, la ficha lateral muestra Datos Adicionales. Escribe el valor en el campo correspondiente y sal del campo; FlujosChat lo guarda para esa conversación. Si el valor no cumple su tipo (por ejemplo, letras en un campo de número), no se guarda y verás el motivo.

El propietario y los administradores tienen ahí mismo el botón Crear campo, con el mismo formulario que en Configuración, para no tener que salir de la conversación.

Desde un agente de IA

Si a un agente le activas la capacidad Ficha del cliente, guarda en estos campos lo que el cliente le cuente en la conversación. Solo rellena campos que ya existen, nunca crea otros, y usa la descripción de cada campo para saber qué va en él: escríbela como una instrucción breve.

En el prompt de un agente

En el editor de un agente, cada campo activo aparece como una variable, por ejemplo {{campo.distrito}}. Al responder, se sustituye por el dato de ese cliente, o por (sin dato) si no lo hay. El nombre de la variable sale del nombre del campo, en minúsculas, sin tildes y con guiones bajos.

Si el dato lo capturó un flujo, el paso de pregunta tiene que guardar la respuesta con ese mismo nombre: un campo «DNI» lo rellena una variable dni, pero no una dni_cliente. El valor de la ficha gana sobre el del flujo.

Como variables en plantillas

Al crear o editar una plantilla, abre Variables disponibles. Puedes insertar variables del sistema, campos del cliente o campos del bot. En el editor se ven con corchetes, por ejemplo [DNI]. Al enviar, FlujosChat reemplaza la variable por el valor real guardado para esa conversación.

Biblioteca de archivos

La sección Configuración → Archivos (el Gestor de Archivos) lista los archivos subidos por tu empresa. Cada fila muestra nombre, tipo, tamaño, fecha y acciones para Copiar URL, Descargar o Eliminar.

Para subir uno, haz clic en Haz clic para subir un archivo y elígelo. Se aceptan PDF de hasta 2 MB, imágenes JPG y PNG de hasta 6 MB y vídeos MP4 de hasta 44 MB. Las imágenes se optimizan al subirlas y se guardan en 1 MB como máximo; los PDF y los vídeos se guardan tal cual.