Conecta la cuenta de Google de tu negocio y tus agentes de IA podrán usarla: reconocer por su teléfono a quien escribe, consultar tu disponibilidad en Google Calendar, apuntar las citas en tu calendario o avisar a tu equipo por Gmail.
Qué hace la integración
Conectas una cuenta de Google y decides dos cosas por separado:
- Qué servicios de esa cuenta puede usar FlujosChat: Calendar, Gmail, Sheets, Drive, Contactos o el Directorio de Workspace.
- Qué agente usa cada uno. Un agente solo toca Google si le das la capacidad correspondiente.
Qué se guarda en FlujosChat
Conéctala en 3 pasos
Abre la pantalla de Google
En el panel, ve a Configuración → Integraciones → Google y pulsa Conectar con Google.
Autoriza en Google
Google te pide elegir la cuenta y aceptar los permisos. No hay que pegar ningún token. En la pantalla de Google puedes desmarcar los permisos que no quieras dar: el servicio que dependa de ellos se queda sin activar.
Vuelve al panel
Verás el mensaje «Google conectado. Ahora activa las capacidades de Google en tus agentes de IA» y la tarjeta de la cuenta, con cada servicio y sus permisos.
Tu plan marca cuántas cuentas de Google puedes tener activas a la vez: una en IA de Ventas y tres en Agentes IA. En el plan Básico se puede conectar una cuenta, pero ese plan no incluye agentes de IA que la usen.
Activar y desactivar servicios
Cada servicio tiene su fila en la tarjeta de la cuenta, con el botón Activar o Desactivar. Si al activar uno falta un permiso, FlujosChat te lleva de nuevo a Google para pedir solo ese.
La fila Agentes que la usan te dice qué agentes tienen alguna capacidad de Google y cuáles.
Dar Google a un agente
Conectar la cuenta no basta: cada agente necesita su capacidad. Ve a Agentes IA → Herramientas → Nuevo tool → Capacidad del sistema, crea la que quieras y añádela al agente. Todas vienen apagadas.
- Contactos de Google: buscar — reconoce a quien escribe por su teléfono, nombre, correo o empresa.
- Google Calendar: consultar — ve tus calendarios y cuándo estás ocupado.
- Google Calendar: crear y mover eventos — crea, mueve y cancela eventos.
- Gmail: avisar al equipo y Gmail: escribir al cliente — envían correos desde tu cuenta.
- Sheets: anotar, consultar o modificar una fila y Drive: leer documentos — solo sobre lo que tú elijas.
- Directorio de Workspace: buscar empleados — solo con una cuenta de Workspace.
Cómo se crean y se asignan las herramientas, en Agentes, equipos y herramientas.
Contactos: reconocer a quien escribe
Con el servicio Google Contactos activo y la capacidad Contactos de Google: buscar en el agente, el agente puede saber quién le escribe aunque WhatsApp solo le dé un número: busca ese teléfono en tus contactos y obtiene el nombre y la empresa.
Cómo busca un teléfono
- Encuentra el número aunque en Google esté guardado con espacios, guiones o paréntesis. +34631199306 encuentra el contacto guardado como «+34 631 19 93 06».
- Con prefijo de país (+34, +51…) busca el número exacto. Sin prefijo hacen falta al menos 9 dígitos, y se buscan como final del número guardado.
- Si la búsqueda no es un teléfono, busca por nombre, correo o empresa.
- Revisa hasta 5.000 contactos. Si tu agenda tiene más, el agente lo sabe y no da por hecho que la persona no está.
Qué ve el agente
Solo el nombre y la empresa de cada contacto, y una marca cuando el teléfono coincide con el del cliente de la conversación. Los teléfonos y correos de tus contactos no le llegan, y si alguien escribió un número dentro del nombre, se tapa. La integración solo lee: no crea ni edita contactos.
Díselo en las instrucciones del agente
En el playground
Calendar y la agenda
Con Google Calendar activo aparece la tarjeta Calendarios de la agenda: elige qué calendario es de cada profesional, y uno para la agenda general si quieres.
- Los tramos ocupados en ese calendario se restan de los horarios libres de la agenda.
- Las citas confirmadas se escriben como eventos en ese calendario, y se borran si la cita se cancela. Para eso activa también Activar escritura en la fila de Calendar.
- Va en una sola dirección: lo que muevas en Google no cambia la cita en FlujosChat.
Todo sobre citas y profesionales, en Agenda de citas.
Gmail: avisos por correo
Gmail solo envía: FlujosChat nunca lee tu buzón. A quién puede escribir el agente se decide en Configuración → Personalizar panel → Avisos al equipo:
- Correos a los que puede escribir un agente IA: hasta 5 direcciones de tu equipo. Con Gmail: avisar al equipo el agente escribe solo a esta lista. Vacía, no sale ningún correo.
- Permitir que la IA escriba al cliente por correo (apagado por defecto): el agente escribe a la dirección guardada en la ficha del cliente, nunca a una que el cliente dicte en el chat, y tu equipo recibe copia oculta.
Hay frenos para que no se mande de más: un correo por respuesta del agente, como mucho uno cada 10 minutos por conversación y, al cliente, 50 al día por empresa.
Sheets y Drive
FlujosChat nunca ve tu Drive entero: solo las hojas, documentos y carpetas que eliges con el selector de Google en la tarjeta de la cuenta, y las hojas que crea él mismo. Con eso el agente puede anotar o consultar filas de una hoja, leer documentos, y puedes guardar en una carpeta los adjuntos que mandan los clientes por WhatsApp.
Si no ves el selector de hojas y documentos
Lo que sí funciona sin el selector es exportar un widget de un informe a una hoja nueva con Exportar a Google Sheets.
Pausar, reconectar o desconectar
- Pausar: deja de usarse la cuenta, pero en Google no se toca nada. Las herramientas de Google de tus agentes devuelven un error hasta que pulses Reanudar.
- Desconectar: se borra la credencial y se revoca el permiso en Google. Las citas y los eventos ya creados se quedan como están.
- Si Google retira el acceso (contraseña cambiada, permiso retirado o seis meses sin uso), verás el aviso «Google revocó el acceso». Pulsa Reconectar con la misma cuenta.
También puedes ver y quitar el acceso de FlujosChat desde tu cuenta de Google, en myaccount.google.com/permissions.